Checklisten

“An alles gedacht?”
Checklisten zur Veranstaltungsplanung

1. Erste Konzeption und Voranfragen
(mind. 3-4 Monate vorher)

• Zusammentragen unterschiedlicher Ideen und Erwägungen
• Grobe Festlegung des Themas und der in Frage kommenden AutorInnen
• Bestimmung des Veranstaltungsraums
• Bestimmung der sonstigen Beteiligten (Moderator, Musiker)
• Anfrage an den/die Verlag(e) oder die AutorInnen und andere Beteiligte
• Sobald Zeitpunkt feststeht Raum reservieren/blocken
• Mögliche Kooperationspartner, Sponsoren und andere Geldgeber anfragen

2. Erste Planungsphase
(3 Monate vorher)

• Überprüfen der Angebote im Hinblick auf ursprüngliche Konzeption
• Liste der bevorzugten AutorInnen aufstellen
• Bekanntheitsgrad berücksichtigen
• Verlangte Honorare abgleichen
• Zielgruppe festlegen
• Kosten- und Finanzplan aufstellen
• Zeitraum festlegen (unbedingt Schulferien beachten!)
• Evtl. zusätzliche Mittel einwerben oder Veranstaltung kleiner konzipieren
• Detaillierte Konzeption der Veranstaltung aufstellen

3. Vertragsabwicklung
(3-2 Monate vorher)

Vertrag mit AutorIn oder Verlag abschließen, der folgende Punkte enthält

• Vereinbarung über Honorar
• Nebenkosten (z.B. Fahrtkosten, Übernachtung)
• Zeitpunkt der Veranstaltung
• genaue Leistung des Autors/der Autorin
• sonstige Bedingungen wie vom Verlag/Autor zu stellende Werbemittel
• evtl. Konventionalstrafen im Falle der Nichterfüllung
• evtl. Vereinbarungen über Nutzungsrechte, Tantiemen etc.
• ähnl. Verträge mit anderen Beteiligten (Moderator, Musikern) abschließen
• Verträge mit externen Dienstleistern (Techniker, Caterer) abschließen

4. Zweite Planungsphase
(mindestens 2 Monate vorher)

• Personalbedarf abschätzen, Mitarbeiter einteilen, Aushilfen engagieren
• Raum definitiv reservieren
• Besondere Wünsche des Autors erfragen (Mikro, Stehpult)
• Bedarf an Veranstaltungstechnik festlegen
• Nicht vorhandene Technik reservieren (Mikroanlage, Scheinwerfer)
• Technisches Personal zur Bedienung/zum Aufbau engagieren
• Büchertisch vereinbaren, festlegen, welche Bücher vorhanden sein sollen
• Zimmerwunsch des Autors erfragen, Hotelzimmer reservieren
• Zimmer für Musiker und Moderator erfragen und reservieren
• Anreise der Künstler organisieren
• Anfahrtsplan/Stadtplan mit markiertem Hotel und Veranstaltungsort an Autor
• Catering für Gäste und AutorIn organisieren
• Evtl. Kostenvoranschläge von Caterern einholen
• Raumdekoration festlegen
• Bestuhlung festlegen und nicht vorhandene Stühle und Tische anmieten
• Eintrittskarten drucken lassen und Vorverkauf organisieren
• Meldung der Veranstaltung an Künstlersozialkasse
• Evtl. Liedfolge mit ausführenden Künstlern der GEMA zu melden
• Evtl. Genehmigung des Ordnungsamtes erforderlich sein
• Evtl. Ausländersteuerbefreiung beantragen
• Evtl. Versicherungen abschließen
• Mediaplan für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit aufstellen

5. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
(ab zwei Monate vorher)

• Plakate, Aushänge und Handzettel in Druck geben
• Presseverteiler aktualisieren
• Beginn des Vormonats: Monatsmagazine und Kulturkalender informieren
• Beginn des Vorverkaufs: kurze Pressemitteilungen an regionale Medien
• Evtl. Pressemitteilungen an Feuilletonredaktionen der bundesweiten Medien
• PM an örtliche Wochenzeitungen, Anzeigenblätter
• PM an sonstige Medien wie den Lokalfunk
• bei besonderer Bedeutung Lokalfernsehen
• oder sogar bundesweite Fernsehsender und Kulturmagazine
• vier Wochen vorher: Internet-Kulturkalender, Newsletter
• vier - zwei Wochen vorher: Plakatieren
• an allen interessanten Stellen Handzettel auslegen
• drei Wochen vorher: Einladungen an Hausverteiler
• eine Woche - 5 Tage vorher: ausführliche PM an örtl. Medien
• Einladen der Medien zur Veranstaltung, Pressekarten reservieren
• Evtl. Vereinbarung von zusätzlicher Berichterstattung
• Am Tag der Veranstaltung: Verteilen der Handzettel
• Bei Sponsorenbeteiligung um Hinweis in der Mitarbeiterzeitung bitten
• Evtl. Gewinnspiel organisieren
• Evtl. Anzeigen schalten

6. Vorbereitung der Veranstaltung
(etwa 2 Wochen vorher)

• Reiseinformationen an AutorIn, Moderator, Musiker
• Abholung und Hoteltransfer organisieren
• Ablaufplan entwerfen: "Wer tut was wann?"
• Termin für Vorbesprechung aller beteiligten Künstler festlegen
• Überprüfen, ob alle Meldungen abgegeben wurden
• Überprüfen, ob alle Genehmigungen (Ordnungsamt) vorliegen
• Liefertermine mit externen Dienstleistern vereinbaren
• Mitarbeiter zu dem Termin zum Veranstaltungsort schicken

7. Die Woche vor der Veranstaltung

• Einführendes Gespräch mit AutorIn vorbereiten
• letzte Abstimmungen mit Autor über Ablauf
• Evtl. Diskussion und Signierstunde vorbereiten
• Organisation der Abendkasse
• Überprüfen der noch vorhandenen Eintrittskarten
• Prüfen der Gästeliste und Reservierung
• Wechselgeld bei der Bank abholen
• Evtl. an Geldbombe zum Abliefern der Einnahmen denken

8. Der große Tag

• Morgens:
  • Mitarbeiter für Abholung und Betreuung der Künstler abstellen
  • Weg zum Veranstaltungsort ausschildern
  • Kontrolle der Bestuhlung des Veranstaltungsraums
  • Kontrolle der Raumtemperatur, Beleuchtung und Belüftung
  • Kontrolle der Veranstaltungstechnik (Tonanlagen unbedingt testen!)
  • Bei Eintreffen des Caterers für Strom und Wasser sorgen
  • Dekorationsmaterial, Blumenschmuck prüfen
  • Überprüfen der technischen Möglichkeiten für die Musiker
  • Kontrolle des Platzes für Büchertisch
  • Werbematerial über Veranstaltungen und Organisation auslegen
  • Handkasse einrichten
  • Bei Barauszahlung des Honorars: Bargeld und Quittungsblock

• Kurz vor der Veranstaltung:
  • Vorbesprechung mit allen beteiligten Künstlern und Mitarbeitern
  • Für jeden Beteiligten einen Ablaufplan und Kugelschreiber bereithalten
  • Vereinbarung mit Künstlern über Signierstunde
  • Späteren Umtrunk und evtl. Essen organisieren
  • Begleitung ins Hotel sowie Abholung am nächsten Tag vereinbaren
  • Evtl. Überreichung von Honorar und Fahrtkosten
  • Letzter Check des Raums und der Technik
  • Getränk für AutorIn (stilles Mineralwasser) und andere Künstler
  • Büchertisch und Catering überprüfen
  • Begrüßung der Presse, evtl. Interviews mit AutorIn in der Pause vereinbaren
  • Begrüßung der Gäste, evtl. Platzanweisung

9. Die Nachbereitung

Alle Beteiligten am nächsten Tag abholen/verabschieden

• Abbau der Ausstattung überwachen
• Veranstaltungsraum für externe Dienstleister öffnen
• Alle geliehenen Geräte, Gegenstände zurückgeben
• Kosten und Einnahmen der Veranstaltung abrechnen
• Alle Aufstellungen und Rechnungen mit den Lieferscheinen abgleichen
• Letzte Zahlungen an die GEMA o.ä. anweisen
• "Manöverkritik" mit allen Mitarbeitern
• Evaluation der Veranstaltung: Wurden die gesetzten Ziele erreicht
• Dankesschreiben und Pressespiegel an AutorIn und/oder Verlag

Gutes Gelingen und viel Spaß!