Checklisten
“An alles gedacht?”
Checklisten zur Veranstaltungsplanung
1. Erste Konzeption und Voranfragen
(mind. 3-4 Monate vorher)
- Zusammentragen unterschiedlicher Ideen und Erwägungen
- Grobe Festlegung des Themas und der in Frage kommenden AutorInnen
- Bestimmung des Veranstaltungsraums
- Bestimmung der sonstigen Beteiligten (Moderator, Musiker)
- Anfrage an den/die Verlag(e) oder die AutorInnen und andere Beteiligte
- Sobald Zeitpunkt feststeht Raum reservieren/blocken
- Mögliche Kooperationspartner, Sponsoren und andere Geldgeber anfragen
2. Erste Planungsphase
(3 Monate vorher)
- Überprüfen der Angebote im Hinblick auf ursprüngliche Konzeption
- Liste der bevorzugten AutorInnen aufstellen
- Bekanntheitsgrad berücksichtigen
- Verlangte Honorare abgleichen
- Zielgruppe festlegen
- Kosten- und Finanzplan aufstellen
- Zeitraum festlegen (unbedingt Schulferien beachten!)
- Evtl. zusätzliche Mittel einwerben oder Veranstaltung kleiner konzipieren
- Detaillierte Konzeption der Veranstaltung aufstellen
3. Vertragsabwicklung
(3-2 Monate vorher)
Vertrag mit AutorIn oder Verlag abschließen, der folgende Punkte enthält
- Vereinbarung über Honorar
- Nebenkosten (z.B. Fahrtkosten, Übernachtung)
- Zeitpunkt der Veranstaltung
- genaue Leistung des Autors/der Autorin
- sonstige Bedingungen wie vom Verlag/Autor zu stellende Werbemittel
- evtl. Konventionalstrafen im Falle der Nichterfüllung
- evtl. Vereinbarungen über Nutzungsrechte, Tantiemen etc.
- ähnl. Verträge mit anderen Beteiligten (Moderator, Musikern) abschließen
- Verträge mit externen Dienstleistern (Techniker, Caterer) abschließen
4. Zweite Planungsphase
(mindestens 2 Monate vorher)
- Personalbedarf abschätzen, Mitarbeiter einteilen, Aushilfen engagieren
- Raum definitiv reservieren
- Besondere Wünsche des Autors erfragen (Mikro, Stehpult)
- Bedarf an Veranstaltungstechnik festlegen
- Nicht vorhandene Technik reservieren (Mikroanlage, Scheinwerfer)
- Technisches Personal zur Bedienung/zum Aufbau engagieren
- Büchertisch vereinbaren, festlegen, welche Bücher vorhanden sein sollen
- Zimmerwunsch des Autors erfragen, Hotelzimmer reservieren
- Zimmer für Musiker und Moderator erfragen und reservieren
- Anreise der Künstler organisieren
- Anfahrtsplan/Stadtplan mit markiertem Hotel und Veranstaltungsort an Autor
- Catering für Gäste und AutorIn organisieren
- Evtl. Kostenvoranschläge von Caterern einholen
- Raumdekoration festlegen
- Bestuhlung festlegen und nicht vorhandene Stühle und Tische anmieten
- Eintrittskarten drucken lassen und Vorverkauf organisieren
- Meldung der Veranstaltung an Künstlersozialkasse
- Evtl. Liedfolge mit ausführenden Künstlern der GEMA zu melden
- Evtl. Genehmigung des Ordnungsamtes erforderlich sein
- Evtl. Ausländersteuerbefreiung beantragen
- Evtl. Versicherungen abschließen
- Mediaplan für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit aufstellen
5. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
(ab zwei Monate vorher)
- Plakate, Aushänge und Handzettel in Druck geben
- Presseverteiler aktualisieren
- Beginn des Vormonats: Monatsmagazine und Kulturkalender informieren
- Beginn des Vorverkaufs: kurze Pressemitteilungen an regionale Medien
- Evtl. Pressemitteilungen an Feuilletonredaktionen der bundesweiten Medien
- PM an örtliche Wochenzeitungen, Anzeigenblätter
- PM an sonstige Medien wie den Lokalfunk
- bei besonderer Bedeutung Lokalfernsehen
- oder sogar bundesweite Fernsehsender und Kulturmagazine
- vier Wochen vorher: Internet-Kulturkalender, Newsletter
- vier - zwei Wochen vorher: Plakatieren
- an allen interessanten Stellen Handzettel auslegen
- drei Wochen vorher: Einladungen an Hausverteiler
- eine Woche - 5 Tage vorher: ausführliche PM an örtl. Medien
- Einladen der Medien zur Veranstaltung, Pressekarten reservieren
- Evtl. Vereinbarung von zusätzlicher Berichterstattung
- Am Tag der Veranstaltung: Verteilen der Handzettel
- Bei Sponsorenbeteiligung um Hinweis in der Mitarbeiterzeitung bitten
- Evtl. Gewinnspiel organisieren
- Evtl. Anzeigen schalten
6. Vorbereitung der Veranstaltung
(etwa 2 Wochen vorher)
- Reiseinformationen an AutorIn, Moderator, Musiker
- Abholung und Hoteltransfer organisieren
- Ablaufplan entwerfen: "Wer tut was wann?"
- Termin für Vorbesprechung aller beteiligten Künstler festlegen
- Überprüfen, ob alle Meldungen abgegeben wurden
- Überprüfen, ob alle Genehmigungen (Ordnungsamt) vorliegen
- Liefertermine mit externen Dienstleistern vereinbaren
- Mitarbeiter zu dem Termin zum Veranstaltungsort schicken
7. Die Woche vor der Veranstaltung
- Einführendes Gespräch mit AutorIn vorbereiten
- letzte Abstimmungen mit Autor über Ablauf
- Evtl. Diskussion und Signierstunde vorbereiten
- Organisation der Abendkasse
- Überprüfen der noch vorhandenen Eintrittskarten
- Prüfen der Gästeliste und Reservierung
- Wechselgeld bei der Bank abholen
- Evtl. an Geldbombe zum Abliefern der Einnahmen denken
8. Der große Tag
- Morgens:
- Mitarbeiter für Abholung und Betreuung der Künstler abstellen
- Weg zum Veranstaltungsort ausschildern
- Kontrolle der Bestuhlung des Veranstaltungsraums
- Kontrolle der Raumtemperatur, Beleuchtung und Belüftung
- Kontrolle der Veranstaltungstechnik (Tonanlagen unbedingt testen!)
- Bei Eintreffen des Caterers für Strom und Wasser sorgen
- Dekorationsmaterial, Blumenschmuck prüfen
- Überprüfen der technischen Möglichkeiten für die Musiker
- Kontrolle des Platzes für Büchertisch
- Werbematerial über Veranstaltungen und Organisation auslegen
- Handkasse einrichten
- Bei Barauszahlung des Honorars: Bargeld und Quittungsblock
- Kurz vor der Veranstaltung:
- Vorbesprechung mit allen beteiligten Künstlern und Mitarbeitern
- Für jeden Beteiligten einen Ablaufplan und Kugelschreiber bereithalten
- Vereinbarung mit Künstlern über Signierstunde
- Späteren Umtrunk und evtl. Essen organisieren
- Begleitung ins Hotel sowie Abholung am nächsten Tag vereinbaren
- Evtl. Überreichung von Honorar und Fahrtkosten
- Letzter Check des Raums und der Technik
- Getränk für AutorIn (stilles Mineralwasser) und andere Künstler
- Büchertisch und Catering überprüfen
- Begrüßung der Presse, evtl. Interviews mit AutorIn in der Pause vereinbaren
- Begrüßung der Gäste, evtl. Platzanweisung
9. Die Nachbereitung
Alle Beteiligten am nächsten Tag abholen/verabschieden
- Abbau der Ausstattung überwachen
- Veranstaltungsraum für externe Dienstleister öffnen
- Alle geliehenen Geräte, Gegenstände zurückgeben
- Kosten und Einnahmen der Veranstaltung abrechnen
- Alle Aufstellungen und Rechnungen mit den Lieferscheinen abgleichen
- Letzte Zahlungen an die GEMA o.ä. anweisen
- "Manöverkritik" mit allen Mitarbeitern
- Evaluation der Veranstaltung: Wurden die gesetzten Ziele erreicht
- Dankesschreiben und Pressespiegel an AutorIn und/oder Verlag
Gutes Gelingen und viel Spaß!