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Veranstaltungsplanung

Checklisten

“An alles gedacht?”
Checklisten zur Veranstaltungsplanung

 

1. Erste Konzeption und Voranfragen
(mind. 3-4 Monate vorher)

  • Zusammentragen unterschiedlicher Ideen und Erwägungen
  • Grobe Festlegung des Themas und der in Frage kommenden AutorInnen
  • Bestimmung des Veranstaltungsraums
  • Bestimmung der sonstigen Beteiligten (Moderator, Musiker)
  • Anfrage an den/die Verlag(e) oder die AutorInnen und andere Beteiligte
  • Sobald Zeitpunkt feststeht Raum reservieren/blocken
  • Mögliche Kooperationspartner, Sponsoren und andere Geldgeber anfragen

 

2. Erste Planungsphase
(3 Monate vorher)

  • Überprüfen der Angebote im Hinblick auf ursprüngliche Konzeption
  • Liste der bevorzugten AutorInnen aufstellen
  • Bekanntheitsgrad berücksichtigen
  • Verlangte Honorare abgleichen
  • Zielgruppe festlegen
  • Kosten- und Finanzplan aufstellen
  • Zeitraum festlegen (unbedingt Schulferien beachten!)
  • Evtl. zusätzliche Mittel einwerben oder Veranstaltung kleiner konzipieren
  • Detaillierte Konzeption der Veranstaltung aufstellen

 

3. Vertragsabwicklung
(3-2 Monate vorher)

Vertrag mit AutorIn oder Verlag abschließen, der folgende Punkte enthält

  • Vereinbarung über Honorar
  • Nebenkosten (z.B. Fahrtkosten, Übernachtung)
  • Zeitpunkt der Veranstaltung
  • genaue Leistung des Autors/der Autorin
  • sonstige Bedingungen wie vom Verlag/Autor zu stellende Werbemittel
  • evtl. Konventionalstrafen im Falle der Nichterfüllung
  • evtl. Vereinbarungen über Nutzungsrechte, Tantiemen etc.
  • ähnl. Verträge mit anderen Beteiligten (Moderator, Musikern) abschließen
  • Verträge mit externen Dienstleistern (Techniker, Caterer) abschließen

 

4. Zweite Planungsphase
(mindestens 2 Monate vorher)

  • Personalbedarf abschätzen, Mitarbeiter einteilen, Aushilfen engagieren
  • Raum definitiv reservieren
  • Besondere Wünsche des Autors erfragen (Mikro, Stehpult)
  • Bedarf an Veranstaltungstechnik festlegen
  • Nicht vorhandene Technik reservieren (Mikroanlage, Scheinwerfer)
  • Technisches Personal zur Bedienung/zum Aufbau engagieren
  • Büchertisch vereinbaren, festlegen, welche Bücher vorhanden sein sollen
  • Zimmerwunsch des Autors erfragen, Hotelzimmer reservieren
  • Zimmer für Musiker und Moderator erfragen und reservieren
  • Anreise der Künstler organisieren
  • Anfahrtsplan/Stadtplan mit markiertem Hotel und Veranstaltungsort an Autor
  • Catering für Gäste und AutorIn organisieren
  • Evtl. Kostenvoranschläge von Caterern einholen
  • Raumdekoration festlegen
  • Bestuhlung festlegen und nicht vorhandene Stühle und Tische anmieten
  • Eintrittskarten drucken lassen und Vorverkauf organisieren
  • Meldung der Veranstaltung an Künstlersozialkasse
  • Evtl. Liedfolge mit ausführenden Künstlern der GEMA zu melden
  • Evtl. Genehmigung des Ordnungsamtes erforderlich sein
  • Evtl. Ausländersteuerbefreiung beantragen
  • Evtl. Versicherungen abschließen
  • Mediaplan für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit aufstellen

 

5. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
(ab zwei Monate vorher)

  • Plakate, Aushänge und Handzettel in Druck geben
  • Presseverteiler aktualisieren
  • Beginn des Vormonats: Monatsmagazine und Kulturkalender informieren
  • Beginn des Vorverkaufs: kurze Pressemitteilungen an regionale Medien
  • Evtl. Pressemitteilungen an Feuilletonredaktionen der bundesweiten Medien
  • PM an örtliche Wochenzeitungen, Anzeigenblätter
  • PM an sonstige Medien wie den Lokalfunk
  • bei besonderer Bedeutung Lokalfernsehen
  • oder sogar bundesweite Fernsehsender und Kulturmagazine
  • vier Wochen vorher: Internet-Kulturkalender, Newsletter
  • vier - zwei Wochen vorher: Plakatieren
  • an allen interessanten Stellen Handzettel auslegen
  • drei Wochen vorher: Einladungen an Hausverteiler
  • eine Woche - 5 Tage vorher: ausführliche PM an örtl. Medien
  • Einladen der Medien zur Veranstaltung, Pressekarten reservieren
  • Evtl. Vereinbarung von zusätzlicher Berichterstattung
  • Am Tag der Veranstaltung: Verteilen der Handzettel
  • Bei Sponsorenbeteiligung um Hinweis in der Mitarbeiterzeitung bitten
  • Evtl. Gewinnspiel organisieren
  • Evtl. Anzeigen schalten

 

6. Vorbereitung der Veranstaltung
(etwa 2 Wochen vorher)

  • Reiseinformationen an AutorIn, Moderator, Musiker
  • Abholung und Hoteltransfer organisieren
  • Ablaufplan entwerfen: "Wer tut was wann?"
  • Termin für Vorbesprechung aller beteiligten Künstler festlegen
  • Überprüfen, ob alle Meldungen abgegeben wurden
  • Überprüfen, ob alle Genehmigungen (Ordnungsamt) vorliegen
  • Liefertermine mit externen Dienstleistern vereinbaren
  • Mitarbeiter zu dem Termin zum Veranstaltungsort schicken

 

7. Die Woche vor der Veranstaltung

  • Einführendes Gespräch mit AutorIn vorbereiten
  • letzte Abstimmungen mit Autor über Ablauf
  • Evtl. Diskussion und Signierstunde vorbereiten
  • Organisation der Abendkasse
  • Überprüfen der noch vorhandenen Eintrittskarten
  • Prüfen der Gästeliste und Reservierung
  • Wechselgeld bei der Bank abholen
  • Evtl. an Geldbombe zum Abliefern der Einnahmen denken

 

8. Der große Tag

  • Morgens:
    • Mitarbeiter für Abholung und Betreuung der Künstler abstellen
    • Weg zum Veranstaltungsort ausschildern
    • Kontrolle der Bestuhlung des Veranstaltungsraums
    • Kontrolle der Raumtemperatur, Beleuchtung und Belüftung
    • Kontrolle der Veranstaltungstechnik (Tonanlagen unbedingt testen!)
    • Bei Eintreffen des Caterers für Strom und Wasser sorgen
    • Dekorationsmaterial, Blumenschmuck prüfen
    • Überprüfen der technischen Möglichkeiten für die Musiker
    • Kontrolle des Platzes für Büchertisch
    • Werbematerial über Veranstaltungen und Organisation auslegen
    • Handkasse einrichten
    • Bei Barauszahlung des Honorars: Bargeld und Quittungsblock
  • Kurz vor der Veranstaltung:
    • Vorbesprechung mit allen beteiligten Künstlern und Mitarbeitern
    • Für jeden Beteiligten einen Ablaufplan und Kugelschreiber bereithalten
    • Vereinbarung mit Künstlern über Signierstunde
    • Späteren Umtrunk und evtl. Essen organisieren
    • Begleitung ins Hotel sowie Abholung am nächsten Tag vereinbaren
    • Evtl. Überreichung von Honorar und Fahrtkosten
    • Letzter Check des Raums und der Technik
    • Getränk für AutorIn (stilles Mineralwasser) und andere Künstler
    • Büchertisch und Catering überprüfen
    • Begrüßung der Presse, evtl. Interviews mit AutorIn in der Pause vereinbaren
    • Begrüßung der Gäste, evtl. Platzanweisung

 

9. Die Nachbereitung

Alle Beteiligten am nächsten Tag abholen/verabschieden

  • Abbau der Ausstattung überwachen
  • Veranstaltungsraum für externe Dienstleister öffnen
  • Alle geliehenen Geräte, Gegenstände zurückgeben
  • Kosten und Einnahmen der Veranstaltung abrechnen
  • Alle Aufstellungen und Rechnungen mit den Lieferscheinen abgleichen
  • Letzte Zahlungen an die GEMA o.ä. anweisen
  • "Manöverkritik" mit allen Mitarbeitern
  • Evaluation der Veranstaltung: Wurden die gesetzten Ziele erreicht
  • Dankesschreiben und Pressespiegel an AutorIn und/oder Verlag

Gutes Gelingen und viel Spaß!

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