NRW Literatur im Netz

Veranstaltungsplanung

Allgemeines

Zeitrahmen

Die Vorbereitungszeit, die eine Veranstaltung benötigt, richtet sich vor allem nach ihrer Komplexität. Eine Lesung mit nur einem Autor ohne Moderator und musikalische Begleitung ist schneller auf die Beine gestellt als eine Nacht der Lieder und Poeten, bei der viele Autoren und Musikgruppen gemeinsam das Programm gestalten.

Generell gilt aber, dass man genügend Zeit für die Vorbereitungen einplanen sollte, denn nur so lassen sich qualitativ hochwertige Veranstaltungen realisieren. "Genügend" bedeutet in jedem Fall, dass nicht erst ein paar Wochen vor dem Termin mit der Planung begonnen wird, sondern vor allem auch die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit im Vorfeld der Veranstaltung in geregelten Bahnen ablaufen kann. Daher sind zwei Monate im Voraus als Minimum nicht zuviel veranschlagt, denn diese Zeitspanne benötigt man, um die Veranstaltung zumindest in den einschlägigen Monatsmagazinen und Kulturkalendern zu platzieren. Ein Vierteljahr wäre durchaus anzuraten.

 

Ideenfindung

Welche Art von Lesung man durchführen möchte, ist in erster Linie von den Zielen und auch der Zielgruppe abhängig, die man erreichen möchte. So wird eine Veranstaltung, die Kinder an das Lesen heranführen möchte, sicherlich anders ablaufen als die Lesung eines Sachbuches im Rahmen der Erwachsenenbildung.

Daher muss sich der Literaturveranstalter nicht nur über seine Ziele im Klaren sein, er sollte auch über sein Publikum informiert sein. Um sich über solche Fragen zu informieren, empfiehlt es sich, eine Publikumsanalyse oder -befragung durchzuführen, denn auch die bestkonzipierte Lesung ist für die Katz, wenn sie niemanden erreicht.

Sicherlich hat jeder Veranstalter auch ohne eine solche Datenerhebung eine bestimmte Vorstellung von seinem Publikum und damit seiner Zielgruppe. Mit diesem Wissen lässt sich die Wahl des Themas und/oder des Autors schon eingrenzen. Soll es Lyrik sein oder doch eher ein packender Thriller? Welche Themen interessieren das Publikum ganz besonders? Oder auch: welche Autoren – vielleicht auch internationale Topautoren –  befinden sich zum geplanten Zeitpunkt auf Lesereise und könnten einen Abstecher machen (über solche Daten informiert der jeweilige Verlag)?

 

Zielsetzung

Die Zielsetzung der Lesung wird in vielen Fällen bestimmt vom kulturpolitischen Auftrag der durchführenden Institution, z. B. die Leseförderung oder die Vermittlung von Migrantenliteratur. Jedoch sind die Möglichkeiten der Zielsetzung genauso unzählig wie die Zahl der Veranstalter. Kulturvereine, Buchhandlungen, Bibliotheken, Ortsvereine, Ausländerorganisationen, Gewerkschaften, Theater, Verbände, Firmen und Unternehmen ... die Liste könnte endlos fortgesetzt werden. Jeder dieser Veranstalter wird andere Zielsetzungen erreichen wollen. Daher kann an dieser Stelle keine allgemeine Aussage über Ziele erfolgen, jedoch sollte jeder Veranstalter vor Beginn der Planung sich über die Zielsetzung Gedanken machen und die Ziele möglichst konkret formulieren und sie nicht im Abstrakten lassen. "Einen schönen Abend organisieren" ist zwar auch ein Ziel, jedoch keins, was später realistisch überprüft werden kann. Dagegen ist "50 Jugendliche zwischen 14 und 17 in Kontakt mit Migrantenliteratur bringen" konkret genug, um zum einen in der Evaluation hilfreich zu sein. Zum anderen erleichtert das möglichst konkrete Wissen um die eigenen Ziele das Umsetzen in Form einer Veranstaltung.

 

Veranstaltungsarten

Die Arten der Veranstaltungen, wie schon angesprochen, sind vielfältig. Auch hier sollte eine Veranstaltungsart gewählt werden, die es ermöglicht, die gesetzten Ziele umzusetzen und im vorgesehenen Budget zu bleiben, denn die einzelnen Veranstaltungsarten benötigen sehr unterschiedliche finanzielle Ressourcen. Hier eine kleine Übersicht, die aber mit ein wenig Fantasie leicht erweiterbar ist:

  • klassische Autorenlesung
  • moderierte Autorenlesung
  • Rezitation
  • szenische Lesung
  • Lesung mit Musik
  • literarischer Workshop
  • literarische Reisen
  • Poetry Café
  • Veranstaltung mit Eventcharakter (z.B. ein "Mordsdinner)
  • Großveranstaltungen zum Thema Literatur
  • Veranstaltungsreihen unter einem Thema
  • Festivals

Der Organisationsaufwand ist bei allen erwähnten Veranstaltungen unterschiedlich hoch. Generell gilt: Je größer die Veranstaltung, desto mehr muss der Veranstalter tun. Daher bietet es sich an, bei Großveranstaltungen mit verschiedenen Kooperationspartnern zusammenzuarbeiten. Kooperationspartner können Institutionen mit ähnlichem Bildungsauftrag (z. B. mehrere Schulen einer Stadt) sein, andere Kulturveranstalter am Ort (kommunale oder freie Träger) oder ähnliche Institutionen in der Region. Aber auch Kooperationen mit Partnern aus der Wirtschaft, Bibliotheken, Buchhandlungen sind gut denkbar und durchführbar.

 

Recherchen

Es bieten sich mehrere Möglichkeiten für erste Recherchen an. Für eine einzelne Lesung oder eine kleine eingeführte Reihe ist der oder die Autorin sicherlich schnell gefunden: "Den möchte ich gerne einmal hier haben". Auch eine Einzelveranstaltung, die man so oder so ähnlich schon einmal erlebt hat (z.B. eine "Crime-Night"), kann schnell auf die Beine gestellt werden. Lektoren von Büchereien, die für Veranstaltungsorganisation in ihrem Bereich tätig sind, wissen sicherlich auch, was oder wen sie wollen.

Eine Recherche-Möglichkeit ist das regelmäßige Durchforsten der Feuilletons großer Zeitungen oder Magazine nach Rezensionen und Bestsellerlisten; so machen Sie sich durchgehend ein Bild über die aktuelle Lage auf dem Literaturmarkt (was wird gerne gelesen, welche Themen sind aktuell?).

Die Presseabteilungen der Verlage geben an Literaturveranstalter auch gerne Pressemappen über die von ihnen vertretenen AutorInnen heraus. Mit ihnen kann sich der Veranstalter einen Überblick über das Werk des Autors/der Autorin und die Meinungen der Literaturkritik schaffen. Auch Literaturagenturen können bei der Autorensuche weiterhelfen.

Und nicht zuletzt: Das Internet bietet vielfältige Möglichkeiten der Autorenrecherche. Die Literaturdatenbank NRW listet rund 600 Autorinnen und Autoren mit ausführlichen Porträts und Bibliographien auf. Hier kann nach Genres, nach Regionen und anderen Kriterien eine Liste von Autoren zusammengestellt werden, die für eine Lesung in Frage kommen könnten.

Nachdem diese allgemeinen Vorüberlegungen angestellt worden sind, besteht bestimmt schon eine Liste von möglichen Kandidaten, die man gerne einladen würde. Dann beginnt die eigentliche Planungsarbeit. Ein klares Konzept, ein geregeltes Organisationsschema sowie die konsequente Umsetzung bilden den roten Faden, an dem man sich orientieren sollte.

Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Veranstaltungsplanung. Nicht alle Schritte werden für alle Veranstalter interessant sein, dennoch werden sie der Vollständigkeit halber aufgeführt. Zusammengefasst werden diese Schritte am Ende dieses Leitfadens in einzelnen Checklisten, die Sie unter dem Motto "An alles gedacht?" ausdrucken und abhaken können, um Ihnen die Planung Ihrer Veranstaltung so einfach wie möglich zu machen.

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